RESUMEN EJECUTIVO
La Facultad de Ingenierías de la Universidad de Caldas, a lo largo de sus casi 20 años de existencia se ha convertido en un centro dinamizador de proyectos a nivel local y regional, propiciando el avance e impacto significativo de ciencia, tecnología e innovación por medio de la academia y conocimiento a los habitantes de la ciudad de Manizales y del departamento de Caldas.
Durante los últimos años, la Facultad de Ingenierías ha llevado a cabo una gran cantidad de proyectos, abarcando principalmente áreas de tecnología y de agroindustria, sin tener estandarizada la manera como se llevan a cabo, llevadas a cabo sólo por las habilidades personales de los diversos directores que ejecutan dichos proyectos.
Por lo anterior, se hizo necesario entrar a crear una unidad (oficina de gestión de proyectos -PMO-) que centralizara todos los esfuerzos relacionados con los proyectos, desde las etapas tempranas o iniciales, hasta el cierre, presentando una estructura que permitiese a futuro estandarizar las actividades y obtener mejores resultados finales, alineados con la estrategia de la Facultad y respondiendo a lo que pretende la Universidad.
El objetivo general de este proyecto fue crear una oficina de gestión de proyectos (PMO) para la Facultad de Ingenierías de la Universidad de Caldas que permita estandarizar el proceso y las mejores prácticas en la gestión de proyectos. Los objetivos específicos fueron: realizar un análisis de la situación actual de la gestión de proyectos en la Facultad de Ingenierías de la Universidad de Caldas para conocer su estado generando una línea base, evaluar el modelo de Oficina de gestión de proyectos que mejor se adapte a las necesidades de la Facultad de Ingenierías de la Universidad de Caldas para definir los procesos o buenas prácticas necesarias para su implementación, generar el proceso de gestión de proyectos con plantillas o formatos principales de la PMO para brindar apoyo a la dirección de los proyectos de la Facultad de Ingenierías de la Universidad de Caldas, desarrollar un plan de gestión de los recursos humanos para transferir el conocimiento sobre dirección de proyectos a los interesados en la propuesta de implementación de la PMO en la Facultad de Ingenierías de la Universidad de Caldas y crear un plan de implementación de la propuesta de Oficina de Gestión de Proyectos en la Facultad de Ingenierías de la Universidad de Caldas para identificar las etapas de creación de la Oficina de Gestión de Proyectos.
La metodología empleada para el desarrollo de este proyecto estuvo encaminada por el levantamiento de una línea base que permitiera brindar información sobre el estado en su momento de la gestión de proyectos en la Facultad de Ingenierías. Posteriormente se realizó una evaluación de la información generada en el diagnóstico inicial para presentar un modelo de oficina de gestión de proyectos a proponer. Más adelante se generó el proceso de gestión de proyectos (con sus respectivos formatos y documentos clave) que dio lugar a la centralización y futura estandarización de la dirección de proyectos.
Siguiendo lo anterior, se presentó un plan de gestión de recursos humanos y de implementación con un componente de capacitación a los involucrados principales; todo esto enmarcado en marcos de trabajo reconocidos a nivel mundial para presentar como producto final una oficina de gestión de proyectos (PMO) para la Facultad de Ingenierías de la Universidad de Caldas.
Tomando como base la información de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) del PMI, se generó este plan que abarcó los diversos capítulos iniciales de este estándar, así como cada una de las áreas de conocimiento propuestas para una adecuada dirección de los proyectos, haciendo que el recurso humano relacionado a esta propuesta de implementación de oficina de gestión de proyectos pudieran conocer de manera general las diferentes buenas prácticas que propone este importante marco de referencia.
El componente de transferencia de conocimiento fue considerado clave dentro de todo el proyecto, ya que implica la generación de conocimiento en las personas, elemento clave de toda oficina de gestión de proyectos, haciendo que se potencialice a futuro cada uno de los esfuerzos relacionados por medio del conocimiento adquirido.
Después del estudio de diagnóstico realizado, se pudo concluir lo acertado de la determinación de proponer la implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos en la Facultad de Ingenierías de la Universidad de Caldas, ya que no se cuenta con una estructura que permita apoyar y articular los diversos esfuerzos teniendo en cuenta los diferentes proyectos que se están gestando.
Se debe tener en cuenta que durante muchos años la Facultad ha trabajado los proyectos como 'islas', en donde recae en el líder de proyecto la totalidad de la responsabilidad y autonomía de manejo a todas las actividades relacionadas; esta forma de dirección de proyectos se buscará cambiar para que la Facultad tome un rol más activo y el impacto final de los proyectos redunde en la consecución de los objetivos institucionales.
Dentro de las diversas recomendaciones que se plantean se tienen en cuenta aspectos como el liderazgo que debe tener la Facultad en todo este proceso, con planes a futuro ambiciosos en cuanto a planes de formación (internos y externos), uso de la tecnología para la gestión de proyectos, estrategias claras de gestión del cambio que brinde la posibilidad que los diversos involucrados se volquen de manera positiva a la implementación de esta Oficina de Gestión de Proyectos.
La Facultad de Ingenierías de la Universidad de Caldas, a lo largo de sus casi 20 años de existencia se ha convertido en un centro dinamizador de proyectos a nivel local y regional, propiciando el avance e impacto significativo de ciencia, tecnología e innovación por medio de la academia y conocimiento a los habitantes de la ciudad de Manizales y del departamento de Caldas.
Durante los últimos años, la Facultad de Ingenierías ha llevado a cabo una gran cantidad de proyectos, abarcando principalmente áreas de tecnología y de agroindustria, sin tener estandarizada la manera como se llevan a cabo, llevadas a cabo sólo por las habilidades personales de los diversos directores que ejecutan dichos proyectos.
Por lo anterior, se hizo necesario entrar a crear una unidad (oficina de gestión de proyectos -PMO-) que centralizara todos los esfuerzos relacionados con los proyectos, desde las etapas tempranas o iniciales, hasta el cierre, presentando una estructura que permitiese a futuro estandarizar las actividades y obtener mejores resultados finales, alineados con la estrategia de la Facultad y respondiendo a lo que pretende la Universidad.
El objetivo general de este proyecto fue crear una oficina de gestión de proyectos (PMO) para la Facultad de Ingenierías de la Universidad de Caldas que permita estandarizar el proceso y las mejores prácticas en la gestión de proyectos. Los objetivos específicos fueron: realizar un análisis de la situación actual de la gestión de proyectos en la Facultad de Ingenierías de la Universidad de Caldas para conocer su estado generando una línea base, evaluar el modelo de Oficina de gestión de proyectos que mejor se adapte a las necesidades de la Facultad de Ingenierías de la Universidad de Caldas para definir los procesos o buenas prácticas necesarias para su implementación, generar el proceso de gestión de proyectos con plantillas o formatos principales de la PMO para brindar apoyo a la dirección de los proyectos de la Facultad de Ingenierías de la Universidad de Caldas, desarrollar un plan de gestión de los recursos humanos para transferir el conocimiento sobre dirección de proyectos a los interesados en la propuesta de implementación de la PMO en la Facultad de Ingenierías de la Universidad de Caldas y crear un plan de implementación de la propuesta de Oficina de Gestión de Proyectos en la Facultad de Ingenierías de la Universidad de Caldas para identificar las etapas de creación de la Oficina de Gestión de Proyectos.
La metodología empleada para el desarrollo de este proyecto estuvo encaminada por el levantamiento de una línea base que permitiera brindar información sobre el estado en su momento de la gestión de proyectos en la Facultad de Ingenierías. Posteriormente se realizó una evaluación de la información generada en el diagnóstico inicial para presentar un modelo de oficina de gestión de proyectos a proponer. Más adelante se generó el proceso de gestión de proyectos (con sus respectivos formatos y documentos clave) que dio lugar a la centralización y futura estandarización de la dirección de proyectos.
Siguiendo lo anterior, se presentó un plan de gestión de recursos humanos y de implementación con un componente de capacitación a los involucrados principales; todo esto enmarcado en marcos de trabajo reconocidos a nivel mundial para presentar como producto final una oficina de gestión de proyectos (PMO) para la Facultad de Ingenierías de la Universidad de Caldas.
Tomando como base la información de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) del PMI, se generó este plan que abarcó los diversos capítulos iniciales de este estándar, así como cada una de las áreas de conocimiento propuestas para una adecuada dirección de los proyectos, haciendo que el recurso humano relacionado a esta propuesta de implementación de oficina de gestión de proyectos pudieran conocer de manera general las diferentes buenas prácticas que propone este importante marco de referencia.
El componente de transferencia de conocimiento fue considerado clave dentro de todo el proyecto, ya que implica la generación de conocimiento en las personas, elemento clave de toda oficina de gestión de proyectos, haciendo que se potencialice a futuro cada uno de los esfuerzos relacionados por medio del conocimiento adquirido.
Después del estudio de diagnóstico realizado, se pudo concluir lo acertado de la determinación de proponer la implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos en la Facultad de Ingenierías de la Universidad de Caldas, ya que no se cuenta con una estructura que permita apoyar y articular los diversos esfuerzos teniendo en cuenta los diferentes proyectos que se están gestando.
Se debe tener en cuenta que durante muchos años la Facultad ha trabajado los proyectos como 'islas', en donde recae en el líder de proyecto la totalidad de la responsabilidad y autonomía de manejo a todas las actividades relacionadas; esta forma de dirección de proyectos se buscará cambiar para que la Facultad tome un rol más activo y el impacto final de los proyectos redunde en la consecución de los objetivos institucionales.
Dentro de las diversas recomendaciones que se plantean se tienen en cuenta aspectos como el liderazgo que debe tener la Facultad en todo este proceso, con planes a futuro ambiciosos en cuanto a planes de formación (internos y externos), uso de la tecnología para la gestión de proyectos, estrategias claras de gestión del cambio que brinde la posibilidad que los diversos involucrados se volquen de manera positiva a la implementación de esta Oficina de Gestión de Proyectos.
