RESUMEN EJECUTIVO
Este trabajo se elaboró para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) Colombia, entidad organizada como una Unidad Administrativa Especial del orden nacional de carácter eminentemente técnico y especializado, con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal y con patrimonio propio, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Sus funciones están encaminadas a la administración y control de las obligaciones tributarias, aduaneras, y cambiarias, de los diferentes contribuyentes o usuarios aduaneros; a través de estas funciones, mediante el recaudo de ingresos para la Nación que generan, se pueden asegurar los recursos necesarios para el desarrollo de los planes de Gobierno
La DIAN por ser una entidad única en el país, tiene una gran responsabilidad sobre los ciudadanos; razón por lo cual, en la gestión de las diferentes administraciones, se han planteado proyectos para mejorar la eficiencia de la entidad, lo cual se puede evidenciar en sus últimos planes estratégicos, donde se ha contemplado una reestructuración organizacional, tarea que no ha resultado fácil por la oposición de los diferentes sindicatos; como una estrategia alterna se decidió hacer énfasis en la mejora de los procesos, de allí uno de los objetivos del plan estratégico de la entidad, fue establecer un proyecto de modernización de procesos, el cual buscaba eliminar la gestión por funciones y establecer una gestión por procesos que proporcionaría mayor eficiencia y control. Aunque en un momento como parte de este proyecto, se contempló la idea de implementar la metodología BPM, las diferentes situaciones de la entidad lo hicieron difícil, razón por la cual se tomó la decisión de definir los procesos más adecuados para la gestión de la DIAN. Actualmente la DIAN carece de sistemas informáticos que gestionen el flujo de información de manera transversal, es decir, que los sistemas de información existentes se ejecutan para cumplir funciones específicas de las áreas o dependencias de la entidad; lo cual obstruye el flujo de información que debe fluir hacia otras áreas o procesos para las cuales resulta relevante contar con la información oportunamente, esto genera que además que la información no se obtiene de forma oportuna, también genera falta de control y calidad sobre la información generada. Con lo anterior se está perdiendo la relación que debe establecerse por procesos; tal es el caso que la entidad cuenta con 122 aplicativos institucionales para el manejo de información, los cuales por su baja eficiencia han generado que en algunas de las seccionales se hayan desarrollado sistemas de información o bases de datos que no han sido avaladas oficialmente por la entidad, pero por la necesidad de realizar la gestión se han tenido que implementar estas medidas.
Dada la gran responsabilidad social que tiene la entidad, es importante entender que si cuenta con procesos bien definidos, esta puede desarrollar sus funciones de manera mucho más eficiente, para esto es necesario, fortalecer los procesos a través de su optimización e implementación de controles eficaces que minimicen los riesgos relacionados con evasión, contrabando, corrupción y otros delitos que afecten la misión de la DIAN. En la actualidad los sistemas de información que posee la DIAN, están desarrollados para poder cubrir parte de la gestión que se realiza, sin embargo, estos no han sido desarrollados bajo la gestión por procesos que se está desarrollando, por lo cual es importante que estos sistemas informáticos, estén alineados a los procesos de la entidad, de aquí la importancia de la metodología BPM que contribuye con la optimización de la gestión de procesos y su automatización.
El objetivo general del proyecto fue elaborar un plan de gestión de proyecto, para la implementación de la metodología Business Process Management (BPM), en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), del proceso Comercialización, que permita sistematizarlo para establecer así mayor control y eficiencia sobre el mismo. Los objetivos específicos fueron: desarrollar el plan de gestión del alcance para identificar las actividades necesarias de ejecución del proyecto, desarrollar el plan de gestión del cronograma para realizar el control de las actividades, desarrollar el plan de gestión de la calidad para identificar el grado y el nivel de exigencia que ofrecerá el proyecto, y desarrollar el plan de gestión de los interesados para determinar las necesidades de cada uno.
El método de investigación utilizado en el presente trabajo fue el analítico-sintético, donde se inició con el conocimiento integral de la entidad, realizando un análisis de sus factores internos y externos, se realizó observación directa y entrevistas. Se recopilaron y analizaron documentos relacionados con los procesos para determinar su estado como parte del diagnóstico, y así poder determinar sus principales necesidades y requerimientos relacionados con el objetivo de este PFG, de igual forma se realizó revisión documental de la literatura relacionada con la metodología BPM, para determinar su aplicación frente a las necesidades identificadas a fin de clasificar los procesos y priorizar sus necesidades en el desarrollo del proyecto.
Como conclusión, se identifica que los proyectos realizados en la DIAN, no se rigen bajo ninguna metodología de administración de proyectos, lo cual puede generar posibles fracasos en su ejecución, por otro lado, la iniciativa de modernización de procesos es un paso importante para el logro de productos y servicios de calidad.
Se recomienda para el desarrollo de los diferentes proyectos, realizarlos bajo la metodología de administración de proyectos, que más se ajuste a las necesidades de la entidad. También es importante para la optimización de los procesos, realizar un análisis profundo de todas sus necesidades, sin omitir las condiciones que se presenten en cada tipo de seccional, es importante tener en cuenta las lecciones aprendidas, y el juicio de expertos.
La DIAN por ser una entidad única en el país, tiene una gran responsabilidad sobre los ciudadanos; razón por lo cual, en la gestión de las diferentes administraciones, se han planteado proyectos para mejorar la eficiencia de la entidad, lo cual se puede evidenciar en sus últimos planes estratégicos, donde se ha contemplado una reestructuración organizacional, tarea que no ha resultado fácil por la oposición de los diferentes sindicatos; como una estrategia alterna se decidió hacer énfasis en la mejora de los procesos, de allí uno de los objetivos del plan estratégico de la entidad, fue establecer un proyecto de modernización de procesos, el cual buscaba eliminar la gestión por funciones y establecer una gestión por procesos que proporcionaría mayor eficiencia y control. Aunque en un momento como parte de este proyecto, se contempló la idea de implementar la metodología BPM, las diferentes situaciones de la entidad lo hicieron difícil, razón por la cual se tomó la decisión de definir los procesos más adecuados para la gestión de la DIAN. Actualmente la DIAN carece de sistemas informáticos que gestionen el flujo de información de manera transversal, es decir, que los sistemas de información existentes se ejecutan para cumplir funciones específicas de las áreas o dependencias de la entidad; lo cual obstruye el flujo de información que debe fluir hacia otras áreas o procesos para las cuales resulta relevante contar con la información oportunamente, esto genera que además que la información no se obtiene de forma oportuna, también genera falta de control y calidad sobre la información generada. Con lo anterior se está perdiendo la relación que debe establecerse por procesos; tal es el caso que la entidad cuenta con 122 aplicativos institucionales para el manejo de información, los cuales por su baja eficiencia han generado que en algunas de las seccionales se hayan desarrollado sistemas de información o bases de datos que no han sido avaladas oficialmente por la entidad, pero por la necesidad de realizar la gestión se han tenido que implementar estas medidas.
Dada la gran responsabilidad social que tiene la entidad, es importante entender que si cuenta con procesos bien definidos, esta puede desarrollar sus funciones de manera mucho más eficiente, para esto es necesario, fortalecer los procesos a través de su optimización e implementación de controles eficaces que minimicen los riesgos relacionados con evasión, contrabando, corrupción y otros delitos que afecten la misión de la DIAN. En la actualidad los sistemas de información que posee la DIAN, están desarrollados para poder cubrir parte de la gestión que se realiza, sin embargo, estos no han sido desarrollados bajo la gestión por procesos que se está desarrollando, por lo cual es importante que estos sistemas informáticos, estén alineados a los procesos de la entidad, de aquí la importancia de la metodología BPM que contribuye con la optimización de la gestión de procesos y su automatización.
El objetivo general del proyecto fue elaborar un plan de gestión de proyecto, para la implementación de la metodología Business Process Management (BPM), en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), del proceso Comercialización, que permita sistematizarlo para establecer así mayor control y eficiencia sobre el mismo. Los objetivos específicos fueron: desarrollar el plan de gestión del alcance para identificar las actividades necesarias de ejecución del proyecto, desarrollar el plan de gestión del cronograma para realizar el control de las actividades, desarrollar el plan de gestión de la calidad para identificar el grado y el nivel de exigencia que ofrecerá el proyecto, y desarrollar el plan de gestión de los interesados para determinar las necesidades de cada uno.
El método de investigación utilizado en el presente trabajo fue el analítico-sintético, donde se inició con el conocimiento integral de la entidad, realizando un análisis de sus factores internos y externos, se realizó observación directa y entrevistas. Se recopilaron y analizaron documentos relacionados con los procesos para determinar su estado como parte del diagnóstico, y así poder determinar sus principales necesidades y requerimientos relacionados con el objetivo de este PFG, de igual forma se realizó revisión documental de la literatura relacionada con la metodología BPM, para determinar su aplicación frente a las necesidades identificadas a fin de clasificar los procesos y priorizar sus necesidades en el desarrollo del proyecto.
Como conclusión, se identifica que los proyectos realizados en la DIAN, no se rigen bajo ninguna metodología de administración de proyectos, lo cual puede generar posibles fracasos en su ejecución, por otro lado, la iniciativa de modernización de procesos es un paso importante para el logro de productos y servicios de calidad.
Se recomienda para el desarrollo de los diferentes proyectos, realizarlos bajo la metodología de administración de proyectos, que más se ajuste a las necesidades de la entidad. También es importante para la optimización de los procesos, realizar un análisis profundo de todas sus necesidades, sin omitir las condiciones que se presenten en cada tipo de seccional, es importante tener en cuenta las lecciones aprendidas, y el juicio de expertos.
