RESUMEN EJECUTIVO
NUEVA EPS es una Sociedad Anónima que surge como Entidad Promotora de Salud del régimen contributivo. La compañía se constituye como respuesta al informe del CONPES sobre la situación de la EPS del Instituto de Seguros Sociales (ISS). Inició operaciones el primero de agosto del 2008, con los afiliados del ISS que fueron trasladados a la compañía. Luego de cinco años de trabajo ha adquirido nuevos usuarios convirtiéndose en una de las más grandes EPS del país y la primera en cobertura al tener presencia en más 1090 municipios.
NUEVA EPS cuenta con el respaldo, la experiencia y la misión social de sus accionistas, las cajas de compensación familiar: COLSUBSIDIO, CAFAM, COMPENSAR, COMFENALCO ANTIOQUIA, COMFENALCO VALLE, COMFANDI y la compañía de seguros POSITIVA S.A, empresa industrial y comercial del Estado del orden nacional.
Como empresa de salud, su principal función es promover los servicios médicos a usuarios en un esquema de aseguramiento. Las personas se afilian a las EPS para luego ser atendidas en clínicas y hospitales. No por ello se dejan a un lado la gestión de proyectos en la compañía, cabe recalcar que los proyectos en NUEVA EPS están enmarcados dentro de los lineamientos estratégicos, normativos y de optimización de procesos, así mismo la ejecución de estos proyectos y los ajustes que se presenten deben obedecer a los mismos fundamentos; para su gestión se ha utilizado un esquema metodológico impulsado por la Gerencia de Tecnología e Informática de la compañía y entregado para su administración al Comité de Evaluación de Iniciativas y Gestión de Proyectos (CEIYPG).
Esta metodología desde su elaboración no ha tenido actualizaciones ni ajuste a su versión inicial, la cual fue realizada en julio del 2014, aunque actualmente se cuenta con un amplio conocimiento técnico en este tema, no se ha logrado un manejo óptimo y adecuado de los proyectos, debido principalmente a que no se cuenta con el recurso humano capacitado para hacerlo y se carece de un correcto seguimiento y control a todo su ciclo de vida y desempeño de los proyectos, dada las necesidades de la compañía de gestionar sus propios proyectos de la mejor manera posible, mediante el manejo de estos, de una forma estandarizada y cubriendo las diez áreas de conocimiento.
El CEIYGP está integrado por un grupo de funcionarios de la compañía y son los encargados de aprobar la realización de los proyectos, si es el caso y según su complejidad algunos proyectos son presentados al Comité de Presidencia y/o a la Junta Directiva para su debida aprobación. Estos funcionarios que realizan estas funciones tienen además las actividades propias de su cargo
xii
administrativo, todas estas tareas, mezcladas con las de coordinación de proyectos no logran solventar todas las actividades, llegando al grado de tener que priorizar las tareas dándole menor importancia a la coordinación de los proyectos. De allí surge la necesidad de implementar una metodología con las mejores prácticas para la administración de los proyectos, con el fin de fortalecerlos y obtener así mejores resultados, logrando el éxito del proyecto y la satisfacción de la compañía.
El objetivo general de este proyecto fue desarrollar una propuesta de metodología de gestión de proyectos para la Oficina de Administración de Proyectos de la empresa Nueva EPS, con el fin de crear un estándar organizacional. Los objetivos específicos fueron: analizar la situación actual de la gestión de proyectos en la entidad para identificar y proponer áreas de mejora, definir las fases de la metodología para guiar el proceso de desarrollo de proyectos en la organización, desarrollar las plantillas requeridas en cada una de las fases para facilitar el control y lograr la estandarización, establecer un plan de capacitación para formar en la nueva metodología a todos los involucrados de la entidad.
El Método de Investigación que se utilizó para el desarrollo de este proyecto fue el de observación; inicialmente se documentó la situación actual a través de la observación directa de las actividades y el seguimiento de los estándares utilizados por los funcionarios y que son coordinados por el CEIYGP, también mediante el análisis de la información recopilada de entrevista y encuestas a los mismos involucrados. Posteriormente se procedió a establecer una metodología por fases, tomando como guía los lineamientos y conceptos emitidos por el Project Management Institute (PMI) en su libro Guía del PMBOK® - Quinta edición, desarrollando plantillas estándar que facilitan el registro, seguimiento y organización de los proyectos para así ofrecer una orientación metodológica práctica de apoyo para el control de los proyectos en la compañía.
Del análisis realizado de la situación actual se extrae como aporte positivo, la buena disposición de los funcionarios dando como resultado una metodología que cumple con las necesidades propias de la entidad, permitiendo estandarizar la gestión obteniendo una labor más eficiente y efectiva. Dicha metodología se realizó siguiendo las buenas prácticas consignadas en la Guía del PMBOK® y cuya finalidad es la de minimizar los efectos negativos y disminuir el impacto que puedan causar en la gestión de los proyectos.
Se recomienda a los altos directivos de NEPS disponer de un rubro presupuestal especialmente para capacitación de los funcionarios, para nuestro caso en administración de proyectos, con el fin de adquirir conocimientos, destrezas y crear un lenguaje común que sea utilizado para el beneficio de la compañía.
NUEVA EPS es una Sociedad Anónima que surge como Entidad Promotora de Salud del régimen contributivo. La compañía se constituye como respuesta al informe del CONPES sobre la situación de la EPS del Instituto de Seguros Sociales (ISS). Inició operaciones el primero de agosto del 2008, con los afiliados del ISS que fueron trasladados a la compañía. Luego de cinco años de trabajo ha adquirido nuevos usuarios convirtiéndose en una de las más grandes EPS del país y la primera en cobertura al tener presencia en más 1090 municipios.
NUEVA EPS cuenta con el respaldo, la experiencia y la misión social de sus accionistas, las cajas de compensación familiar: COLSUBSIDIO, CAFAM, COMPENSAR, COMFENALCO ANTIOQUIA, COMFENALCO VALLE, COMFANDI y la compañía de seguros POSITIVA S.A, empresa industrial y comercial del Estado del orden nacional.
Como empresa de salud, su principal función es promover los servicios médicos a usuarios en un esquema de aseguramiento. Las personas se afilian a las EPS para luego ser atendidas en clínicas y hospitales. No por ello se dejan a un lado la gestión de proyectos en la compañía, cabe recalcar que los proyectos en NUEVA EPS están enmarcados dentro de los lineamientos estratégicos, normativos y de optimización de procesos, así mismo la ejecución de estos proyectos y los ajustes que se presenten deben obedecer a los mismos fundamentos; para su gestión se ha utilizado un esquema metodológico impulsado por la Gerencia de Tecnología e Informática de la compañía y entregado para su administración al Comité de Evaluación de Iniciativas y Gestión de Proyectos (CEIYPG).
Esta metodología desde su elaboración no ha tenido actualizaciones ni ajuste a su versión inicial, la cual fue realizada en julio del 2014, aunque actualmente se cuenta con un amplio conocimiento técnico en este tema, no se ha logrado un manejo óptimo y adecuado de los proyectos, debido principalmente a que no se cuenta con el recurso humano capacitado para hacerlo y se carece de un correcto seguimiento y control a todo su ciclo de vida y desempeño de los proyectos, dada las necesidades de la compañía de gestionar sus propios proyectos de la mejor manera posible, mediante el manejo de estos, de una forma estandarizada y cubriendo las diez áreas de conocimiento.
El CEIYGP está integrado por un grupo de funcionarios de la compañía y son los encargados de aprobar la realización de los proyectos, si es el caso y según su complejidad algunos proyectos son presentados al Comité de Presidencia y/o a la Junta Directiva para su debida aprobación. Estos funcionarios que realizan estas funciones tienen además las actividades propias de su cargo
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administrativo, todas estas tareas, mezcladas con las de coordinación de proyectos no logran solventar todas las actividades, llegando al grado de tener que priorizar las tareas dándole menor importancia a la coordinación de los proyectos. De allí surge la necesidad de implementar una metodología con las mejores prácticas para la administración de los proyectos, con el fin de fortalecerlos y obtener así mejores resultados, logrando el éxito del proyecto y la satisfacción de la compañía.
El objetivo general de este proyecto fue desarrollar una propuesta de metodología de gestión de proyectos para la Oficina de Administración de Proyectos de la empresa Nueva EPS, con el fin de crear un estándar organizacional. Los objetivos específicos fueron: analizar la situación actual de la gestión de proyectos en la entidad para identificar y proponer áreas de mejora, definir las fases de la metodología para guiar el proceso de desarrollo de proyectos en la organización, desarrollar las plantillas requeridas en cada una de las fases para facilitar el control y lograr la estandarización, establecer un plan de capacitación para formar en la nueva metodología a todos los involucrados de la entidad.
El Método de Investigación que se utilizó para el desarrollo de este proyecto fue el de observación; inicialmente se documentó la situación actual a través de la observación directa de las actividades y el seguimiento de los estándares utilizados por los funcionarios y que son coordinados por el CEIYGP, también mediante el análisis de la información recopilada de entrevista y encuestas a los mismos involucrados. Posteriormente se procedió a establecer una metodología por fases, tomando como guía los lineamientos y conceptos emitidos por el Project Management Institute (PMI) en su libro Guía del PMBOK® - Quinta edición, desarrollando plantillas estándar que facilitan el registro, seguimiento y organización de los proyectos para así ofrecer una orientación metodológica práctica de apoyo para el control de los proyectos en la compañía.
Del análisis realizado de la situación actual se extrae como aporte positivo, la buena disposición de los funcionarios dando como resultado una metodología que cumple con las necesidades propias de la entidad, permitiendo estandarizar la gestión obteniendo una labor más eficiente y efectiva. Dicha metodología se realizó siguiendo las buenas prácticas consignadas en la Guía del PMBOK® y cuya finalidad es la de minimizar los efectos negativos y disminuir el impacto que puedan causar en la gestión de los proyectos.
Se recomienda a los altos directivos de NEPS disponer de un rubro presupuestal especialmente para capacitación de los funcionarios, para nuestro caso en administración de proyectos, con el fin de adquirir conocimientos, destrezas y crear un lenguaje común que sea utilizado para el beneficio de la compañía.
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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1911.pdf
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1911.pdf
