RESUMEN EJECUTIVO
El Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR), institución en el marco de la cual se desarrolla el presente proyecto final de graduación, es una institución de educación superior estatal costarricense, creada en el año 1971 mediante la ley 4777, cuyo fin es contribuir con el desarrollo del país mediante la formación de recurso humano, la investigación y la extensión con una fuerte base científicotecnológica.
Dicha institución cuenta con varias dependencias dentro de las que se encuentra la Dirección de Cooperación (DC), en la cual se sitúa el Programa Internacional en el marco del cual se ejecutan proyectos “a la medida” conocidos en la DC como “Programas Internacionales”, los cuales son proyectos dirigidos para grupos de estudiantes provenientes de universidades extranjeras que desean interactuar con la cultura del país y de la universidad mientras cursan estudios de alta calidad en la institución, con una duración de máximo dos semanas, los cuales se combinan con visitas de campo que permiten al estudiante internacional fortalecer sus conocimientos de manera vivencial.
Si bien es cierto la DC, ha venido desarrollando esfuerzos para promover los procesos de internacionalización de la Universidad a través de los proyectos “a la medida” que se ejecutan en el marco del Programa Internacional, estos esfuerzos se han venido desarrollando con base en el conocimiento empírico transmitido oralmente de un colaborador a otro, sin que exista procesos, procedimientos ni plantillas estandarizadas para su gestión, lo cual, aunado a la constante rotación de personal experimentada en los últimos años en la DC, genera una constante vulnerabilidad en la gestión de los proyectos “a la medida” que se ejecutan a solicitud de diferentes universidades y por tanto en la calidad de los servicios brindados en el marco de dicho programa.
Por lo anterior, y en vista de que la Dirección de Cooperación no cuenta con procesos, procedimientos ni plantillas oficialmente establecidos para la gestión de proyectos que se desarrollan en el marco de Programa Internacional del ITCR, aunado a la constante rotación de áreas que ha experimentado el personal de la Dirección de Cooperación en los últimos años en un entorno cada vez más competitivo en materia de atracción de estudiantes internacionales como fuente alternativa de recursos; se consideró necesario y muy pertinente desarrollar una Guía Metodolgica que facilite la administración exitosa y eficiente de los proyectos que se ejecutan en el marco del Programa Internacional del ITCR, todo ello con base en las mejores prácticas para la administración de proyectos en lo referente a 8 áreas de conocimiento que se consideran clave para la gestión exitosa del Programa en mención. Para el logro de ese fin se establecieron 4 objetivos específicos entre los que se puede mencionar: Realizar un análisis FODA de la Gestión del Programa Internacional del ITCR para identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas en la gestión de este Programa; Desarrollar el contenido de la Guía
Metodológica del Programa Internacional del ITCR para la gestión exitosa de proyectos de dicho Programa; Elaborar plantillas para la gestión de proyectos del Programa Internacional que enriquezcan los activos de los procesos de la Dirección de Cooperación del ITCR; y finalmente Desarrollar un ejemplo de la aplicación de la Guía Metodológica del Programa Internacional y sus respectivas plantillas para ilustrar la utilidad del PFG en beneficio del Programa Internacional del ITCR.
Merece destacar que para el desarrollo de este trabajo se consideró el uso de fuentes de información primarias acompañadas de fuentes de información secundaria, entre las que destaca la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), quinta edición, como documento base para la elaboración de la presente guía. Asimismo, en dicho proyecto, se hizo uso del método de investigación analítico-sintético, el método de observación por entrevista y el método Investigación Acción Participativa (IAP). Como resultado del análisis FODA, se pudo concluir que la principal debilidad del proceso de gestión de un Programa Internacional radica en la inexistencia de procesos estandarizados y debidamente documentados para la gestión de este tipo de proyectos. Asimismo, como resultado del desarrollo de la Guía Metodológica se abordó el estado del arte en relación con la Gestión Actual del Programa Internacional, lo cual permitió la valoración de prácticas originalmente implementadas en la gestión de estos proyectos, las cuales presentaban debilidades tales como: falta de alineación en los procesos de gestión del alcance, presupuesto y cronograma de este tipo de proyectos, falta de valoración en su totalidad de los Riesgos que pueden incidir en la gestión de un Programa Internacional y la inexistencia de plantillas estandarizadas para la gestión de estos proyectos.
A nivel estratégico se recomienda valorar el cambio de ubicación estratégica de la DC como oficina adjunta a Rectoría e incorporar la Guía Metodológica adjunta en este PFG como parte de los activos de los procesos de la DC. Asimismo, a nivel administrativo, se recomienda traducir al inglés la página principal del sitio web institucional del ITCR, y asignar al Departamento de Recursos Humanos, la organización y ejecución de una capacitación por medio de la cual se pueda instruir a los colaboradores de la DC respecto a la forma de utilizar la presente Guía Metodológica.
De esta forma, con la ejecución de este proyecto, fue posible la aplicación de la sustentante, de las mejores prácticas en AP a un caso práctico real, que permitió identificar una serie de debilidades en la Gestión de Programas Internacionales, que fueron solventadas mediante la generación de procedimientos, plantillas y un ejemplo de Programa Internacional organizado para el College of New Caledonia (CNC) que sirven de referente para la aplicación de estos procesos a otros proyectos internacionales gestionados por la DC, y de esta forma contribuir con activos de los procesos en la DC que promuevan la internacionalización de la universidad.
Descargar aquí
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1656.pdf
Resumenes Ejecutivos de las nuevas tesis desarrolladas para el programa de Maestría en Administración de Proyectos en la Universidad para la Cooperación Internacional. La cual contempla todos los estandares del PMI.
