RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo fue realizado en el ejercicio de las funciones de su autora en la Subdirección de Radiodifusión Sonora del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, entidad encargada de promover el acceso, uso y apropiación de las tecnologías de la información y las comunicaciones en Colombia. Esta institución posee más de cinco siglos de existencia que han permitido un incremento en la experiencia del país en términos de tecnologías e impulsar a la sociedad a un mundo con más facilidades para desarrollarse en el mundo de hoy, además de facilitar el acceso a la educación de los colombianos a profesiones relacionadas con las TI. Al interior de esta institución, encontramos la Subdirección de Radiodifusión Sonora, dependencia que diariamente se desempeña atendiendo a la ciudadanía colombiana, empresas, agrupaciones sociales e instituciones públicas de orden nacional e internacional, en temas relacionados con la regulación técnica, jurídica y administrativa del servicio público de radiodifusión sonora. Si bien esta área del Ministerio ha desempeñado de buena manera sus funciones, también es cierto que se han podido realizar cambios significativos para el mejoramiento de la gestión, y aunque los miembros del equipo se encontraban siempre atentos a las solicitudes internas y externas, fue necesario un impulso en su actitud, analizar sus inquietudes y mantener una conexión más directa e inmediata con el líder de la Subdirección. Incluso fue necesario atreverse a hacer una reorganización de funciones, lo que provocó una situación que impactó significativamente y de manera positiva en la atención al público. Por aquellas mejoras que eran necesarias surgió la intención de la autora para crear este PFG, en el cual se desarrolló un Plan de Gestión que aconsejó replantear una estrategia de organización interna que promueva la acción de cada miembro del equipo. Esto se considera vital para apuntar hacia una mejor percepción de los usuarios e interesados en los temas de competencia del servicio de radiodifusión sonora que se maneja en la Subdirección.
El objetivo general de este PFG fue realizar una propuesta de un Plan de Gestión, que estuviera acorde a los objetivos del Ministerio, las metas de la Subdirección y también a la metodología de administración de proyectos recomendada por el Project Management Institute (PMI). Los objetivos específicos en los que se focalizó este trabajo, fue realizar inicialmente un diagnóstico de la situación de la atención al cliente en la Subdirección, con lo cual se empezaron a proyectar propuestas de planes de gestión específicos en las áreas de conocimiento de administración de proyectos, se empezó por establecer una propuesta de plan gestión de alcance para definir lo que se realizaría, siguiendo por hacer un plan de gestión del cronograma que mejore los tiempos de resolución de las solicitudes, un plan de gestión de calidad que considere las necesidades de la Subdirección para atender al público, de recursos humanos para poder gestionar internamente al equipo, de riesgos para manejar posibles eventualidades, entre otros, pero en el que definitivamente se realizó mayor gestión que fue en el plan de gestión de los interesados que corresponde al corazón y razón de existencia de la labor diaria de la Subdirección. Sobre la metodología aplicada, las fuentes de información primaria que se consultaron fueron principalmente la persona que se desempeña como líder de la Subdirección, los integrantes del equipo de la Subdirección, la Oficina de Planeación del Ministerio, la Secretaría General, los concesionarios del Servicio de Radiodifusión Sonora, entre otros; además del conocimiento del Director del Proyecto y autora de este trabajo. Y como fuentes secundarias información utilizada como apoyo para este PFG fueron PMI (2013), ICONTEC (2016), MINTIC (2016) y NTCGP (2009). De otro lado, se utilizaron métodos de investigación como el método analítico y el método lógico-deductivo, adicionalmente, el trabajo se apoyó con herramientas de administración de proyectos entre las que se destacan: el análisis de documentos, reuniones, planificación gradual, juicio de expertos y otras. Todo esto permitió el desarrollo de las propuestas de planes de gestión de una manera organizada y su finalización en tiempo para la entrega acorde a lo inicialmente planeado.
En el desarrollo de este documento se pretende realizar una propuesta que ayude a la Subdirección de Radiodifusión Sonora a que pueda mejorar los tiempos de respuestas en las solicitudes que a diario allegan los interesados, así mismo, se plantea propuesta de la gestión que debe realizar la Subdirección en la cual se distribuya el personal de una manera más equilibrada en la atención de los temas a través de una redistribución de roles y finalizando con una propuesta de evaluación que permita encontrar puntos de mejora.
Al terminar el presente trabajo se incluyen unas conclusiones sobre los diferentes planes de gestión realizados de alcance, de recursos humanos, del cronograma, de comunicaciones, de los interesados, de los riesgos, así como de calidad, lo que ayudará a que la Subdirección de Radiodifusión Sonora pueda crear una estrategia de rediseñar el proceso de atención al público, ya que por ser una dependencia de una institución del Estado Colombiano, el eje fundamental es brindar un fácil acceso a los servicios públicos del país como lo es la radiodifusión sonora sin diferenciar si se trata de un usuario público o privado, interno o externo al Ministerio ya que la razón de ser de este organismo es mejorar la calidad de vida de cada colombiano y el crecimiento sostenible del desarrollo del país.
Por último, este trabajo abarca una serie de recomendaciones dirigidas a la Alta Dirección del Ministerio, a quien desempeñe la labor de Subdirector(a) de Radiodifusión Sonora y su equipo de trabajo, que para este caso es el equipo del proyecto, teniendo como eje fundamental la sensibilización del equipo de trabajo sobre el trabajo conjunto y organizado, la adaptación a los cambios y el ánimo de satisfacer al usuario que solicita orientación de la Subdirección de Radiodifusión Sonora.
Descargar aquí
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1846.pdf
Resumenes Ejecutivos de las nuevas tesis desarrolladas para el programa de Maestría en Administración de Proyectos en la Universidad para la Cooperación Internacional. La cual contempla todos los estandares del PMI.
