RESUMEN EJECUTIVO
La Universidad Francisco de Paula Santander (UFPS) es una Institución de Educación Superior, con personería jurídica, patrimonio independiente, autonomía académica, administrativa y financiera y régimen especial, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, universidad Colombiana, con domicilio en la ciudad de Cúcuta, en el Departamento Norte de Santander. La UFPS define sus objetivos misionales de Docencia, Investigación y Extensión Universitaria, en esta última área, la universidad ha desarrollado diferentes proyectos, programas, planes y acciones, los cuales se han ejecutado siguiendo pautas y lineamientos institucionales, de acuerdo a los procedimientos definidos por el jefe de la dependencia a cargo de este procesos, es decir, actualmente, no existe una metodología específica, sólo un formato de presentación de proyectos que incluye, entre otros: título, objeto del proyecto, descripción, fecha inicio/fecha finalización, persona responsable, población objetivo, presupuesto- fuentes de financiación y programación/cronograma
Además, al no tener definida una metodología específica para la planeación y ejecución de proyectos a nivel institucional, no se contaba con una metodología para la administración y ejecución de proyectos; cada líder o coordinador del proyecto definía la metodología, el seguimiento y evaluación de la ejecución del proyecto, por ende el éxito del cumplimiento de los objetivos dependía de las competencias y habilidades del líder y no de la capacidad institucional para el desarrollo de proyectos. Aunque existían algunos lineamientos, no se contaba con métricas ni instrumentos que permitieran documentar, entre otros, el avance, el estado del proyecto, los riesgos, el control de cambios y no se reportaban las lecciones aprendidas. Otro elemento importante a considerar es que en la UFPS no se percibe la cultura de la Administración de Proyectos, sólo una docente tiene formación de postgrado en esta área, evidenciando que la capacidad instalada en recursos humanos cualificado es deficiente, para transformar la cultura institucional. La formación de 15 nuevos profesionales en Administración de proyectos, en la Universidad para la Cooperación Internacional, es una oportunidad importante a nivel institucional para no sólo crear la PMO, sino también para la estandarización de una metodología que permita posicionar institucionalmente la Administración de proyectos desde el enfoque del PMI.
Se cumplió el objetivo general y se diseñó la metodologia para la Administración de Proyectos a implementar en la PMO de extensión de la Universidad Francisco de Paula Santander (UFPS), con la finalidad de estandarizar las herramientas, procesos y procedimientos utilizados para su gestión en la institución. Los objetivos específicos fueron analizar los procesos y procedimientos con los que actualmente cuenta la UFPS para desarrollar los proyectos de extensión universitaria; documentar las etapas de la metodología a desarrollar para la administración de los proyectos de extensión universitaria de la UFPS basado en los lineamientos del PMI; definir las métricas, herramientas y formatos requeridos para soportar la metodología a usar en el desarrollo de los proyectos de extensión Universitaria en la UFPS y plantear el plan de capacitación y formación de los involucrados en la implementación de la metodología para la administración de proyectos de extensión universitaria en la UFPS, de acuerdo al enfoque del PMI. La metodología usada en el desarrollo del proyecto abordó el método analítico sintético y el inductivo deductivo. Los datos se sustentaron en fuentes de información primaria y secundaria y el análisis documental, las cuales permitieron conocer la realidad actual de la administración de proyectos de extensión universitaria comparada con los fundamentos del PMI definidos en la Guía del PMBOK. Se aplicaron las herramientas como encuestas, juicio de expertos, reuniones, matrices entrevistas, entre otras para cumplir con los objetivos propuestos. La valoración del estado actual de cómo se administran los proyectos de extensión en la Universidad Francisco de Paula Santander se realizó visitando la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, en específico a la oficina de la coordinación de extensión universitaria, lo que permitió documentar los procesos allí desarrollados: a) Identificación de convocatorias Internas/externas y presentación de propuestas b) Legalización de convenios con la entidad externa cuando el proyecto ha sido aprobado. c) Ejecución del proyecto. d) Entrega de informes. Además se diseñó y se aplicó una encuesta a docentes que han dirigido proyectos en busca de identificar las mejores prácticas de los 10 procesos de gestión para la Administración de proyectos, definidos en el PMBOK (PMI, 2013).
La valoración de los procesos en la oficina de extensión universitaria y los resultados de las encuesta permitieron reconocer que en la UFPS no existía una metodología estandarizada para la administración de proyectos, cada coordinador desarrollaba su trabajo teniendo en cuenta los lineamientos generales de la institución y el cumplimiento de los requisitos de Ley que se exigen al realizar convenios con otras entidades para la ejecución de los proyectos. El uso de formatos para los proyectos de extensión universitaria no estaban documentados; el tema de la identificación/análisis de los riesgos; control de calidad, registro control de cambios y documentar lecciones aprendidas, son las debilidades más sentidas que se identificaron en el diagnóstico realizado.
La metodología propuesta se sustentó en la guía PMBOK (PMI, 2013), se documentaron las mejores prácticas, las métricas, formatos y procedimientos de esta metodología a partir de los grupos de procesos durante todo el ciclo de vida del proyecto: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre para la adecuada gestión de proyectos de extensión universitaria en la UFPS. Teniendo en cuenta que se propuso crear una cultura desde esta metodología, se recomendó realizar una capacitación para que el equipo de docentes o funcionarios que dirijan proyectos se cualifiquen en este tema y se fortalezca la cultura de la Administración de proyectos desde este enfoque. Otra recomendación refiere a la importancia de crear con el programa de Ingeniería de sistemas un sistema de información para la PMO de extensión universitaria, donde se estandarice la metodología para la administración eficiente de estos proyectos.
