RESUMEN EJECUTIVO
La empresa denominada para efectos del proyecto CCTO, es una empresa de ingenieros consultores electromecánicos, para los sectores industriales, comerciales, residenciales, hotelería, entre otros, fundada hace más de 40 años. La compañía tiene presencia en el país, América, Europa y Asia. Ante un mercado globalizado y en afán de un crecimiento continuo el año pasado CCTO, se integró en primera instancia a una compañía líder en sistemas de Alarmas y Seguridad. Pocos meses después la segunda realiza una alianza estratégica con otra empresa de aún más presencia a nivel mundial y con una mayor gama de productos. Por esta razón CCTO, ha tenido que afrontar una serie de cambios y situaciones, como son el aumento del personal, reubicación de las oficinas, restructuración del organigrama, cambio de funciones de los empleados, entre otras. Debido a las situaciones que se mencionan anteriormente y al no tener una metodología de gestión de proyectos documentada y estandarizada, CCTO ha tenido una serie de problemas en el desarrollo de los proyectos que se desean redimir con el desarrollo de una metodología para la gestión de proyectos. Los proyectos se caracterizan por mantener un esquema de trabajo similar, pero no existe una metodología única definida formalmente, Por ejemplo los proyectos suelen variar según la oficina en la que se desarrollan, (Costa Rica, Panamá o México), esto debido varios motivos, según cada proyecto, pero entre las razones más comunes que se pueden mencionar están: se aplican diferentes normativas en cada uno de estos países, el proceso de revisión y aprobación de planos es diferente, los requerimientos de los clientes suelen ser diferentes, entre otros. Otros aspectos importantes de resaltar en la gestión de proyectos actual que pueden afectar los índices de eficiencia y calidad son: no se ponen en práctica todas las buenas practicas recomendadas por el PMI, por ello se han dado casos de pérdida de la información producto de la salida de miembros del equipo de trabajo, o por una ineficiente comunicación que permite que se repiten errores. Por ende el no contar con una metodología de gestión de proyectos establecida formalmente, permite que mucha de la información se pierda o no llegue a todos los interesados, lo que ha venido entorpeciendo el desarrollo de los proyectos, el proceso de aprendizaje de los nuevos integrantes y otros los procesos de control de calidad. Ante las situaciones anteriormente mencionadas, las exigencias de un mercado tan competitivo y las pretensiones de innovación tecnológica del mercado nacional e internacional, se volvió imprescindible contar con las herramientas y con un proceso estandarizado que le permitieran aumentar los índices de calidad, tiempo y costo, por ende se definió como prioridad una metodología basados en los estándares del PMI. También se esperaba que esta metodología ayudara a la incorporación de los nuevos miembros al equipo de trabajo, debido a que la empresa estaba en ese momento en un proceso de crecimiento a poco más del doble con el que contaba antes de la integración. El objetivo general de este proyecto fue elaborar una propuesta metodológica para la gestión de proyectos en la Empresa CCTO, con el fin de estandarizar los procesos. Los objetivos específicos fueron: realizar un analisis de la situación actual de los procesos relacionados con la gestión de proyectos para identificar oportunidades de mejora, definir las fases de la metodología y sus componentes para estandarizar el proceso, elaborar las plantillas necesarias para enriquecer los activos de los procesos de la empresa, definir un plan de implementación de la metodología con el fin de guiar la puesta en producción, elaborar el plan de capacitación para desarrollar el recurso humano en la aplicación de la metodología definida. Para el desarrollo del proyecto se manejaron diferentes metodologías de investigación, para la primera etapa se utilizó el inductivo-deductivo y metodologías particulares, por ejemplo la observación, encuestas, entre otras con el fin de identificar el proceso y los aspectos a rescatar o eliminar de del proceso de gestión de proyectos actual. Se realizó una encuesta a los gerentes, miembros del equipo de diseño dentro y fuera del país, Departamento técnico y Departamento de Inspección bajados en el Modelo de Madurez de organizacional en dirección de proyectos (OPM3), con el fin de determinar la madurez en la dirección de proyectos de CCTO, además de identificar los aspectos de fortaleza y de mejora. Para las otras etapas de la investigación se pueden mencionar métodos como el dialéctico y nuevamente el inductivo-deductivo. Para el desarrollo de las metodologías, se manejaron como fuentes primarias la información recopilada producto de entrevistas y encuestas. La adquisición de la información se realizó mediante la autoevaluación SAM (Self Autoevaluation Method) o Método de Autoevaluación. El cuestionario que se utilizó son una serie de preguntas extraídas del anexo D, Organizational Project Management Maturity Model or OPM3 del PMI. Como fuentes secundarias se utilizó la información obtenida de tesis o publicaciones similares a este proyecto, búsqueda de información técnica en internet u otros libros de textos. Una vez recopilada la información de la organización se concluyó que la organización tiene un nivel de madurez general controlado y que cuenta con procesos, plantillas y herramientas que facilitan el proceso en la gestión de proyectos, pero que no son utilizados por falta de interés o desconocimiento. Fácilmente se puede subir a un nivel de madurez superior (mejora continua), si se logra el apoyo de todos los miembros de la organización, además de la implementación de la metodología que se planteó en este documento. Se recomienda la implementación de índices de desempeño de los empleados y de los proyectos, para una mejor medición de los proyectos en relación a la calidad, costo y tiempos de entrega y con ello contar con la información necesaria para mejorar la eficiencia y eficacia de estos.
La empresa denominada para efectos del proyecto CCTO, es una empresa de ingenieros consultores electromecánicos, para los sectores industriales, comerciales, residenciales, hotelería, entre otros, fundada hace más de 40 años. La compañía tiene presencia en el país, América, Europa y Asia. Ante un mercado globalizado y en afán de un crecimiento continuo el año pasado CCTO, se integró en primera instancia a una compañía líder en sistemas de Alarmas y Seguridad. Pocos meses después la segunda realiza una alianza estratégica con otra empresa de aún más presencia a nivel mundial y con una mayor gama de productos. Por esta razón CCTO, ha tenido que afrontar una serie de cambios y situaciones, como son el aumento del personal, reubicación de las oficinas, restructuración del organigrama, cambio de funciones de los empleados, entre otras. Debido a las situaciones que se mencionan anteriormente y al no tener una metodología de gestión de proyectos documentada y estandarizada, CCTO ha tenido una serie de problemas en el desarrollo de los proyectos que se desean redimir con el desarrollo de una metodología para la gestión de proyectos. Los proyectos se caracterizan por mantener un esquema de trabajo similar, pero no existe una metodología única definida formalmente, Por ejemplo los proyectos suelen variar según la oficina en la que se desarrollan, (Costa Rica, Panamá o México), esto debido varios motivos, según cada proyecto, pero entre las razones más comunes que se pueden mencionar están: se aplican diferentes normativas en cada uno de estos países, el proceso de revisión y aprobación de planos es diferente, los requerimientos de los clientes suelen ser diferentes, entre otros. Otros aspectos importantes de resaltar en la gestión de proyectos actual que pueden afectar los índices de eficiencia y calidad son: no se ponen en práctica todas las buenas practicas recomendadas por el PMI, por ello se han dado casos de pérdida de la información producto de la salida de miembros del equipo de trabajo, o por una ineficiente comunicación que permite que se repiten errores. Por ende el no contar con una metodología de gestión de proyectos establecida formalmente, permite que mucha de la información se pierda o no llegue a todos los interesados, lo que ha venido entorpeciendo el desarrollo de los proyectos, el proceso de aprendizaje de los nuevos integrantes y otros los procesos de control de calidad. Ante las situaciones anteriormente mencionadas, las exigencias de un mercado tan competitivo y las pretensiones de innovación tecnológica del mercado nacional e internacional, se volvió imprescindible contar con las herramientas y con un proceso estandarizado que le permitieran aumentar los índices de calidad, tiempo y costo, por ende se definió como prioridad una metodología basados en los estándares del PMI. También se esperaba que esta metodología ayudara a la incorporación de los nuevos miembros al equipo de trabajo, debido a que la empresa estaba en ese momento en un proceso de crecimiento a poco más del doble con el que contaba antes de la integración. El objetivo general de este proyecto fue elaborar una propuesta metodológica para la gestión de proyectos en la Empresa CCTO, con el fin de estandarizar los procesos. Los objetivos específicos fueron: realizar un analisis de la situación actual de los procesos relacionados con la gestión de proyectos para identificar oportunidades de mejora, definir las fases de la metodología y sus componentes para estandarizar el proceso, elaborar las plantillas necesarias para enriquecer los activos de los procesos de la empresa, definir un plan de implementación de la metodología con el fin de guiar la puesta en producción, elaborar el plan de capacitación para desarrollar el recurso humano en la aplicación de la metodología definida. Para el desarrollo del proyecto se manejaron diferentes metodologías de investigación, para la primera etapa se utilizó el inductivo-deductivo y metodologías particulares, por ejemplo la observación, encuestas, entre otras con el fin de identificar el proceso y los aspectos a rescatar o eliminar de del proceso de gestión de proyectos actual. Se realizó una encuesta a los gerentes, miembros del equipo de diseño dentro y fuera del país, Departamento técnico y Departamento de Inspección bajados en el Modelo de Madurez de organizacional en dirección de proyectos (OPM3), con el fin de determinar la madurez en la dirección de proyectos de CCTO, además de identificar los aspectos de fortaleza y de mejora. Para las otras etapas de la investigación se pueden mencionar métodos como el dialéctico y nuevamente el inductivo-deductivo. Para el desarrollo de las metodologías, se manejaron como fuentes primarias la información recopilada producto de entrevistas y encuestas. La adquisición de la información se realizó mediante la autoevaluación SAM (Self Autoevaluation Method) o Método de Autoevaluación. El cuestionario que se utilizó son una serie de preguntas extraídas del anexo D, Organizational Project Management Maturity Model or OPM3 del PMI. Como fuentes secundarias se utilizó la información obtenida de tesis o publicaciones similares a este proyecto, búsqueda de información técnica en internet u otros libros de textos. Una vez recopilada la información de la organización se concluyó que la organización tiene un nivel de madurez general controlado y que cuenta con procesos, plantillas y herramientas que facilitan el proceso en la gestión de proyectos, pero que no son utilizados por falta de interés o desconocimiento. Fácilmente se puede subir a un nivel de madurez superior (mejora continua), si se logra el apoyo de todos los miembros de la organización, además de la implementación de la metodología que se planteó en este documento. Se recomienda la implementación de índices de desempeño de los empleados y de los proyectos, para una mejor medición de los proyectos en relación a la calidad, costo y tiempos de entrega y con ello contar con la información necesaria para mejorar la eficiencia y eficacia de estos.
Descargar aquí
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1880.pdf
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1880.pdf
