ESUMEN EJECUTIVO
El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) ha realizado esfuerzos importantes para implementar una política de calidad que permita que los servicios que se brindan cumplan aceptablemente con los parámetros mínimos de calidad que satisfagan las expectativas de sus usuarios. A pesar de estos esfuerzos, no se ha logrado implementar Sistemas de Gestión de Calidad dentro de las diferentes Direcciones del MTSS.
Dentro de este marco, la Dirección Financiera del MTSS en su búsqueda por el mejoramiento continuo, se dispuso a ser pionero en este tema y servir de modelo en la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad, basado en la Norma INTE/ISO-9001:2015.
La inexistencia de un Sistema de Gestión de Calidad en esta Dirección, impedía que se realizara un monitoreo de los diferentes procesos que se llevaban a cabo, ya que no se contaba con registros o herramientas que colaboraran en la calificación de cada proceso. A pesar de que la eficiencia y la respuesta oportuna caracterizaban la forma de trabajo de esta Dirección, la inexistencia de objetivos de calidad impedía analizar el desempeño de forma integral y, principalmente, analizar si existían áreas donde el trabajo pudiera realizarse de mejor manera, ya que los funcionarios se encontraban en su zona de confort por lo que no se realizaban esfuerzos en conjunto para detectar oportunidades de mejora.
Con la implementación de este proyecto se esperaba obtener beneficios tales como mejoramiento de los procesos, estandarización de las tareas, aumento en la productividad, mayor formalización y uso de la información escrita mediante la creación de registros y controles de los procesos, mayor monitoreo en las tareas a fin de asegurar que todos dentro de la organización trabajan con el objetivo de cumplir las expectativas de los clientes y, finalmente, se buscaba proporcionar un marco de referencia para la mejora continua dentro del Departamento así como el involucramiento y compromiso total de todos los funcionarios con el Sistema de Gestión de Calidad.
El objetivo general de este proyecto fue desarrollar un plan de proyecto para la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección Financiera de una Institución Pública de Costa Rica, basado en la Norma INTE/ISO9001:2015, con el fin de proporcionar una base para el fortalecimiento interno y la mejora continua. Y sus objetivos específicos: realizar el Plan de Gestión del Alcance para garantizar que el proyecto incluye el trabajo requerido para completarse con éxito, desarrollar el Plan de Gestión del Cronograma para gestionar la culminación del proyecto en el plazo estipulado, formalizar el Plan de Gestión de Costos para planificar la ejecución del proyecto con el presupuesto aprobado, realizar el Plan de Gestión de la Calidad para establecer la política, los objetivos y las responsabilidades de calidad del presente proyecto, desarrollar el Plan de Gestión de Recursos Humanos para asignar los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo, establecer el Plan de Gestión de las Comunicaciones para asegurar que la información llegue de forma oportuna y adecuada a todos los involucrados, efectuar el Plan de Gestión de Riesgos para llevar a cabo la planificación de respuesta a los riesgos de manera oportuna, formalizar el Plan de Gestión de las Adquisiciones para identificar los productos o servicios requeridos para el proyecto y adquirirlos de manera eficiente, estructurar el Plan de Gestión de los Interesados para gestionar sus expectativas y procurar una participación eficaz de todos los involucrados.
Para la presente investigación, se utilizaron tres métodos de investigación. Analítico-sintético: se estudió cada área de conocimiento partiendo de su descomposición en partes con el fin de analizarla en forma individual y luego reunir los elementos para estudiarlos en su totalidad. Inductivo-deductivo: Se estudiaron hechos particulares llevados a cabo en la DF para llegar a conclusiones generales, o bien, tomando conclusiones generales para dar explicaciones a hechos particulares. Observación: Conocimiento de la realidad por medio de la observación de los diferentes trámites y procesos que se llevaban a cabo en la DF, así como en las entrevistas y reuniones con las partes involucradas.
La realización del plan de proyecto permitió sentar las bases para una adecuada gestión de proyectos dentro de la Institución, ya que por cultura organizacional no es común que se dedique el tiempo suficiente para los procesos de inicio y planificación y se entra de lleno a la ejecución del proyecto sin realizar un análisis adecuado de cada una de las áreas de conocimiento involucradas. El desarrollo de los planes de gestión del alcance, cronograma, costo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones e involucrados, permitió tener un panorama completo del proyecto y exigió a los interesados del proyecto a referirse a este de una manera más profunda.
El plan de proyecto realizado sirve de guía para que el equipo implemente el proyecto de manera exitosa. Además, es una referencia para implementar sistemas de gestión de calidad en las diferentes Direcciones del MTSS e incluso como guía para otro tipo de proyectos que quieran implementarse en el Ministerio, ya que cuenta con plantillas, formatos e información basada en las buenas prácticas de gestión de proyectos que puede utilizarse en cualquier tipo de proyecto.
Es importante realizar esfuerzos para desarrollar una cultura organizacional enfocada en proyectos, ya que trabajar de esta manera ofrece diversas ventajas a la organización y se puede lograr el cumplimiento de objetivos a un ritmo más acelerado del que es posible mediante los procedimientos actuales.
Descargar aquí
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1925.pdf
Resumenes Ejecutivos de las nuevas tesis desarrolladas para el programa de Maestría en Administración de Proyectos en la Universidad para la Cooperación Internacional. La cual contempla todos los estandares del PMI.
