RESUMEN EJECUTIVO
En la provincia de Heredia, Costa Rica se localiza la empresa de Dispositivos Médicos S. A., dicha organización es una planta de manufactura que tiene por objetivo diseñar, construir y comercializar dispositivos médicos menos invasivos, su casa matriz se localiza en los Estados Unidos de Norte América. Debido al tipo de productos elaborados, el sistema de calidad de la empresa y de la industria a nivel global, exige que una muestra de la producción sea analizada por endotoxinas (sustancia que puede producir fiebre e inflamaciones en los seres humanos). Para cumplir con este requisito la planta en Heredia envía a analizar el producto al laboratorio de Microbiología Corporativo en Estados Unidos.
El proceso antes mencionado, presenta como problema que involucra muchos interesados, genera altos costos, y el tiempo para obtener resultados no es el óptimo, ya que el producto no puede ser comercializado hasta que se cuente con los resultados de dichas pruebas, tal situación llegó a afectar negativamente la comercialización del producto.
La planta localizada en Heredia cuenta con un Laboratorio de Microbiología, sin embargo este no se encuentra habilitado para ejecutar la prueba de endotoxinas, a pesar de que la implementación de dicha prueba localmente reduciría los costos y los tiempos para obtener resultados.
En razón de lo anterior, el objetivo de este proyecto fue elaborar una propuesta de un plan de gestión del proyecto para la implementación de la prueba de análisis de endotoxinas en producto final en el Laboratorio de Microbiología de la Empresa Dispositivos Médicos S.A. sede Heredia-Costa Rica, para internalizar la técnica localmente. Los objetivos específicos del proyecto fueron: crear el plan de gestión de los interesados para identificarlos correctamente y determinar las necesidades de cada uno, desarrollar el plan de gestión del alcance para identificar las actividades necesarias de ejecución del proyecto, desarrollar el plan de gestión del tiempo para controlar las actividades del cronograma, crear el plan de gestión de costos para determinar el presupuesto requerido por el proyecto, definir el plan de gestión de la calidad para identificar los requisitos de calidad del proyecto, desarrollar el plan de gestión de los recursos humanos para identificar los aportes y las limitaciones del personal que participará en el proyecto, definir el plan de gestión de comunicación para identificar y propiciar el correcto uso de los canales de contacto y los documentos del proyecto, establecer el plan de gestión de riesgos para identificarlos y administrarlos de forma oportuna y por último, desarrollar el plan de gestión de adquisiciones para identificar los flujos de los insumos que requiere el proyecto y los niveles de responsabilidad de las partes.
Este proyecto se elaboró tomando como marco de referencia la Guía del PMBOK, Una guía al cuerpo de conocimientos de la administración de proyectos del Project Management Institute, edición 2013, además de material bibliográfico diverso, relacionado con la gestión de proyectos. El desarrollo del proyecto también incluyó la revisión y el análisis de procedimientos locales y corporativos, de normas internaciones que rigen el tema en estudio, igualmente se realizaron reuniones formales e informales con el personal de la empresa quienes son los expertos e interesados del tema en estudio, el método de observación también fue ampliamente utilizado para comprender el proceso de ejecución de la prueba de endotoxinas en aguas, la cual se realiza actualmente en el Laboratorio localizado en Heredia.
Como parte del proceso de gestión del proyecto se pudo determinar la existencia de 13 interesados, de los cuales solo uno está en contra del proyecto, también se identificaron por medio del desglose del trabajo que existen 100 unidades de trabajo, así como 78 canales de comunicación, además que el proyecto requiere de 339 días para su ejecución y un presupuesto de final de $27.281,10.
Se definieron roles y responsabilidades para cada participante del proyecto, también las métricas de calidad del mismo, por otro lado el análisis de gestión de riesgos permitió reducir el riesgo inicial del proyecto de alto a bajo una vez que se crearon las estrategias de gestión y por último se realizo un análisis de las adquisiciones del proyecto donde se identificaron posibles proveedores además del proceso interno para realizar cualquier adquisición de bienes o servicios. Sin duda alguna la creación de este Plan de Gestión aumenta las posibilidades de éxito del proyecto, se elaboró de acuerdo a una norma práctica la cual ordena y desglosa cada proceso, lo cual permitió determinar que la implementación de la prueba de endotoxinas en producto en la Empresa de Dispositivos Médicos S.A., es posible si se implementa el plan propuesto.
Se recomienda que la Empresa de Dispositivos Médicos S.A., fomente la implementación de proyectos de una manera ordenada y siguiendo metodologías establecidas como la Guía del PMBOK, ya sea por medio de una Oficina de Gestión de Proyectos, con el fin de incrementar la cultura de la organización en la administración de proyectos, así como para aumentar las probabilidades de éxito.
Para dar mayor solidez al proyecto se recomienda realizar un estudio financiero que permita identificar la demanda actual de la prueba y el costo actual asociado con los análisis realizados en el Laboratorio Corporativo y estimar el costo de la prueba en el Laboratorio ubicado en Heredia, con el fin de conocer si la implementación de la prueba podría reducir los gastos actuales.
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