RESUMEN EJECUTIVO
El Ministerio de Cultura Juventud y Deportes, desde su fundación fue el encargado de velar por la ejecución de proyectos de índole cultural en Costa Rica. Sin embargo, en el año 2013 independiza al Centro de Producción Artística y Cultural con el fin de que sea este el encargado de planificar y ejecutar todos aquellos proyectos que tienen algún tipo de relevancia cultural y artística y son de interés público. A pesar que en el sector público, la planificación de proyectos ha sido de suma importancia para garantizar un adecuado empleo del capital social del país, en muchas ocasiones no se encuentra el uso de este tipo de metodologías en las instituciones gubernamentales, lo cual no solo provoca el desarrollo de proyectos de baja calidad, sino que pone en riesgo la ejecución de muchos de estos, causando desconfianza en las capacidades que tienen este tipo de entidades, al manejar proyectos de gran magnitud. En el año 2015, después de una serie de desaciertos por parte de la institución, se fracasó en la ejecución del FIA 2015 (Festival Internacional de las Artes), por parte del CPAC, siendo este el proyecto de mayor importancia y con mayor resonancia a nivel nacional e internacional del centro, alertando al gobierno central, el cual interviene por medio de la Contraloría General de la República, a analizar las razones que provocaron dicho fracaso; concluyendo así, que la falta de planificación en los proyectos fue la responsable de del fracaso del FIA 2015, solicitando a su vez un Plan de Ejecución de Proyectos al Centro, para evitar que se produzca otro episodio como el ocurrido en el 2015. El objetivo general de este trabajo ha sido el crear una guía metodológica de Gestión de Proyectos para que el CPAC administre los proyectos que desarrolla. Los objetivos específicos fueron: realizar un análisis de la situación actual para determinar cuáles son las áreas hacia dónde debe enfocarse el desarrollo de la metodología propuesta; describir las fases de la metodología para establecer la ruta de desarrollo de los proyectos; crear las plantillas necesarias para estandarizar las herramientas que los funcionarios del CPAC necesitan para el desarrollo de sus proyectos; desarrollar un plan de capacitación para orientar a los funcionarios del CPAC en la nueva metodología de proyectos a desarrollar por la institución; definir un plan de implementación de la metodología para definir cómo se empezará a utilizar la misma y así garantizar las buenas prácticas de administración de proyectos dentro del CPAC. Estos objetivos específicos permitieron obtener una serie de herramientas que al final constituyen la metodología. Para lograr los objetivos propuestos, este trabajo se basó en la Guía PMBOK (PMI, 2013) y se adaptó para solventar las carencias presentadas dentro del CPAC. Asimismo, este estándar se utilizó de referencia para la elaboración de cada una de las herramientas propuestas, así como bibliografía relacionada al tema. Uno de los métodos utilizados fue el analítico-sintético, el cual permitió descomponer totalmente la metodología en elementos sencillos, y así poder examinarlos y desarrollarlos por separado. De igual forma se propuso la creación de las herramientas necesarias para la correcta utilización de la metodología, como lo son las plantillas y listas de chequeo para cada uno de los procesos donde esta será utilizada. Dentro de estas se encuentran plantillas como el Acta del Proyecto, así como las plantillas necesarias para llevar a cabo procesos para la de administración del tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, adquisiciones, solicitud de cambios, entre otros. También se utilizó el juicio de experto, las reuniones y entrevistas, como herramientas para identificar la necesidad que el centro tenía al momento de desarrollar los proyectos, dentro de las áreas de conocimiento, de modo tal que se podrá identificar en qué momento se salen de lo planeado, y de esta forma se puedan ejercer acciones adecuadas para encauzar debidamente los proyectos, y así obtener los resultados propuestos en la planificación. De igual manera, se desarrolló un Plan de Capacitación para los miembros del equipo, para obtener un buen resultado de la metodología en administración de proyectos, donde se pretende velar por el debido cumplimiento de la misma cada vez que sea utilizada en futuros proyectos, de manera que se pueda minimizar la resistencia al uso de la metodología por parte del personal del Centro, y se logre conocer las herramientas diseñadas para iniciar un proceso de cultura organizacional enfocada a proyectos. Y por último, se ideó una estrategia de implementación de la metodología, donde se propuso una manera adecuada de iniciar el proceso de uso, además se realizó un llamado a la dirección de la institución para que vele por el buen funcionamiento de la metodología; esta debe venir acompañada de una concientización del personal en cuanto a los beneficios que conlleva utilizar esta metodología. Como conclusiones, se destaca que al no poseer el CPAC una cultura de administracion de proyectos, se necesita estandarizar la forma de manejar los proyectos que aquí se realizan, lo cual facilitará el manejo de los mismos por parte del personal, y se concluye que es por medio de la aplicación de una metodología con herramientas especificas para cada fase, que se generara, dicha sistematización luego de ser utilizada constantemente. Sin embargo, se concluye que la metodología desarrollada no asegura por sí misma el éxito de los proyectos, pero que el utilizarla permite prever problemas que se pudiesen desarrollarse en estos al no contar con el adecuado procedimiento de manejo de proyectos, minimizando así el impacto de las consecuencias negativas que la no planificación pudiese causar en los proyectos del centro. Es por ello que, se recomienda a la entidad, la pronta aplicación de la metodología, ya que su utilización permitirá la mejora en los resultados. También se recomienda hacer una adecuada capacitación del personal encargado del manejo de proyectos, por lo que es de suma importancia utilizar esta metodología como inducción del nuevo personal de la institución, lo que colaborará a crear un ambiente de pertenencia que sin duda contribuirá a minimizar el rechazo al cambio que podría aparecer. Asimismo, se recomienda que la metodología deberá estar siempre en un proceso de evaluación y mejora continua de forma que pueda hacer frente a los nuevos retos que se presenten.
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