RESUMEN EJECUTIVO
La Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central una Institución de Educación Superior de orden nacional ubicada en la ciudad de Bogotá – Colombia incluyó dentro de su plan estratégico 2014 – 2021 los siguientes macro proyectos: Implementación de un sistema de información y comunicación corporativo; desarrollo de metodologías y generación de conocimiento técnico y tecnológico para la industria de energía, gas, petróleo, salud y telecomunicaciones; adquisición, instalación y puesta en funcionamiento de máquinas, equipos, bases de datos, hardware, software y conectividad que permitan el desarrollo y el fortalecimiento de los procesos académicos y administrativos, ejecutados directamente por el área de Informática y Comunicaciones, a través de proyectos relacionados en cada uno de los planes de acción anuales, pero sin ninguna metodología estandarizada que haya establecido los procesos, procedimientos, definiciones y plantillas para cada una de las áreas de conocimiento de la administración de proyectos.
Lo anterior ha generado sobrecostos en los proyectos, cambios constantes, actividades faltantes, recursos insuficientes, incumplimiento en los tiempos, escasa documentación, ningún análisis de las lecciones aprendidas y errores recurrentes considerándose necesario tomar medidas y mejorar sus niveles de madurez de tal forma que se mejoren las estrategias de administración de proyectos y más adelante iniciar procesos para formar una PMO.
Es aquí, donde la implementación de una metodología normalizada y alineada a las necesidades particulares permitiría estandarizar el desarrollo de proyectos, generar facilidades de interrelación en proyectos conjuntos, establecería bases para documentar lecciones aprendidas y modelos para proyectos futuros en pro del desarrollo de la Institución.
El objetivo general de este proyecto fue desarrollar una propuesta de metodología para administrar proyectos relacionados con informática y telecomunicaciones en la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central. Los objetivos específicos fueron: Realizar un diagnóstico del estado actual de la administración de proyectos en el área haciendo uso del Colombian Project Madurity Model CP3M© V5.0 (Solarte & Sánchez, 2014) y analizando herramientas complementarias aplicables para la gestión de TI; Diseñar una metodología basada en la Guía de Fundamentos de la Administración de Proyectos PMBOK (PMI, 2013) que permita al área de Informática y Comunicaciones seguir el ciclo de vida del proyecto; Aplicar la metodología en un proyecto típico del área de Informática y Comunicaciones de la ETITC donde se haga uso de los procesos, procedimientos, definiciones y plantillas definidos en la gestión de proyectos; Proponer una estrategía de implementación de la metodología que permita organizar la gestión de proyectos de Informatica y Telecomunicaciones de la ETITC.
En cuanto a la metodología, dependiendo de los objetivos del proyecto, se usa una combinación de metodos inductivo, deductivo, analítico y sintético, puesto que a partir de los elementos constitutivos del objeto (información), se inicia una fase que siendo parte de la construcción operacional, implica, abandonar la fase analítica para entrar en la fase sintética, transformando, por algún procedimiento técnico, comúnmente denominado codificación, la información en datos. (Henríquez & Barriga , 2015)
Aunque la organización tengan algunos procesos establecidos, estos no están estandarizados, lo cual se manifiesta en que algunas de las estrategias se quedan sin implementar, muchas de las características operacionales no sean monitoreadas, y que exista una barrera entre la estrategia y una serie de acciones traducidas en proyectos a nivel operativo.
Se concluye también que el diseño de una metodología basada en la Guía de Fundamentos de la Administración de Proyectos PMBOK (PMI, 2013), los procesos de la organización y la normatividad para entidades públicas, permitió la planeación de proyectos de una manera estandarizada, con un enfoque aplicable al área de Informática y Comunicaciones, que permite ser extendida a otras áreas de la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central.
Por otra parte el inicio del proyecto “Sistema Integrado de Gestión Académica (Adopción de tecnologías de código abierto Fase II)” permitió la aplicación de la metodología en un entorno real en donde se validó y ajustó los diferentes elementos de la administración de proyectos planteados en la metodología y desarrollados conjuntamente con el equipo del proyecto, garantizando la apropiación y generando una línea base para los nuevos proyectos relacionados con Tecnologías de Información y Comunicación.
Se recomienda para la aplicación de la metodología el uso de buenas prácticas enfocadas a la operación y gestión de servicios de TI, la adopción a través del Sistema de Gestión de Calidad
Se recomienda el uso de la metodología, los formatos e instructivos como guía para la planeación de proyectos no solo a nivel de Informática y Comunicaciones, sino a través de la oficina de planeación, acompañado de un sistema de información robusto que permita el trabajo colaborativo de los diferentes actores relacionados con la administración de proyectos
Se recomienda el desarrollo de jornadas de trabajo con los gerentes de proyecto que permitan ajustar los elementos que contiene la metodología, concibiendo procesos de evaluación y mejora continua, alineando la normativa para Instituciones públicas, los requerimientos para nuevos proyectos, las lecciones aprendidas y la Metodología para Administración de Proyectos al Sistema de Gestión de Calidad.
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