RESUMEN EJECUTIVO
Auxis es una empresa que brinda, entre otras cosas, servicios de informática a clientes externos a través de proyectos. Estos proyectos pueden ser de muy variada duración y tamaño. Sin embargo, debido al rápido crecimiento que ha tenido la empresa no se tuvo la oportunidad de definir una metodología formal de administración de proyectos que pueda ser utilizada en la mayoría de los casos.
A raíz de la falta de una metodología, era posible encontrar algunos proyectos en los cuales no existía la documentación apropiada, no se habían definido adecuadamente los requisitos o inclusive existía confusión en cuanto a las actividades y responsabilidades de cada involucrado. Esto podía afectar la percepción del cliente respecto al trabajo realizado o inclusive hacer que Auxis incurriera en sobrecostos para completar las tareas a tiempo o con los criterios de calidad acordados.
Se buscó con esta propuesta lograr alinear los esfuerzos del personal de informática hacia un modelo más eficiente y robusto para la ejecución de los proyectos, a través del cual se pudieran estructurar de mejor manera los involucrados, requerimientos, actividades, costos y demás factores de consideración de los proyectos.
El objetivo general de este proyecto fue desarrollar una propuesta de una metodología de gestión de proyectos para estandarizar los procesos en Auxis. Los objetivos específicos fueron: realizar un análisis de la situación actual en Auxis relacionado con la gestión de proyectos para identificar áreas de mejora, definir las fases de la metodología propuesta para estandarizar los procesos en Auxis, diseñar las plantillas y procedimientos para ser usados en cada una de las fases de la metodología propuesta y crear un plan de implementación para guiar el proceso de puesta en marcha de la metodología.
Para elaborar esta propuesta de metodología utilizó información publicada por el PMI, relacionada con plantillas y procesos alineados con mejores prácticas, los cuales fueron adaptados a las necesidades de la empresa.
En la propuesta se inició con una descripción resumida de la situación actual de la empresa con el fin de exponer los retos a los cuales se enfrenta y los cuales motivaron a la realización de esta metodología.
Posteriormente, se procedió a diseñar una metodología de administración de proyectos que estuviera alineada con la guía del PMBOK pero también tuviera la
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flexibilidad necesaria para adaptarse a los distintos modelos de desarrollo de sistemas.
Una vez definida la estructura básica de la metodología, se ahondó en los requerimientos de información para cada uno de los procesos, buscando coherencia entre las distintas áreas de conocimiento, minimizar la duplicidad de información y facilitar la gestión de los proyectos.
Como último punto, se expuso la manera de implementar la metodología propuesta utilizando una implementación gradual en la empresa, realizando un plan piloto y retroalimentándose con la opinión de los gerentes funcionales de la empresa.
Gracias a todo el análisis y documentación realizados durante la redacción de este proyecto, fue posible entender mejor la importancia de organizar la administración de proyectos y mejorar la calidad de la información. Esto permite aumentar en primer lugar la probabilidad de éxito de los proyectos y optimizar la utilización de recursos. En segundo lugar, al poseer más y mejor información se le brindan herramientas a la organización para una toma de decisiones más precisa para futuros proyectos.
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