miércoles, 16 de octubre de 2019

PROPUESTA METODOLOGICA PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL FINANCIERO DE LOS PROYECTOS DE ADQUISICIONES ADMINISTRADOS POR EL FONDO ROTATORIO DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN (FRIE) DE LA UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

RESUMEN EJECUTIVO 

La Universidad Francisco de Paula Santander es una institución Pública de educación superior, la cual tiene dentro de sus propósitos fundamentales la investigación y extensión, la Institución adoptó una política institucional de extensión y proyección social encaminada a liderar procesos que permitan el reconocimiento a través de su buena gestión. Dado lo anterior la Universidad toma la decisión de crear el Fondo Rotatorio de Investigación y Extensión cuyo propósito es el apoyo administrativo y financiero de las actividades encaminadas a la investigación, extensión, científica, cultural y de servicio a la comunidad. Es por esto que en los últimos años la Universidad se ha empeñado en celebrar proyectos estratégicos de extensión firmando contratos interadministrativos y/o convenios que permitan una mayor visibilidad a nivel nacional e internacional con una participación activa de estudiantes y docentes para así dar cumplimiento a una actividad misional.  

El Fondo Rotatorio de Investigación y Extensión no contaba con una metodología que facilitara el seguimiento y control de la gestión financiera de los proyectos estratégicos de extensión que se administraban, lo cual ocasionaba inconvenientes al momento de su liquidación, porque la información contable no concordaba con los rubros autorizados o aprobados al inicio del contrato o convenio, lo que ocasionaba atrasos en la entrega de informes a interesados internos y externos. Adicionalmente no se le informaba al director ejecutivo del Fondo Rotatorio de Investigación y Extensión el cronograma que se iba a manejar para el desarrollo de cada contrato y/o convenio lo que permitía generar órdenes de pago a rubros ya vencidos presentando una serie de irregularidades teniendo que acudir a la oficina jurídica para asesorarse y poder dar respuesta a los requerimientos realizados por entidades externas. 

Dada la problemática anteriormente mencionada se vio la necesidad de realizar este proyecto, el cual tuvo como objetivo general, Desarrollar una propuesta metodológica para la gestión de proyectos estratégicos de extensión administrados por el Fondo Rotatorio de Investigación y Extensión con el fin de orientar y observar su cumplimiento. Para tal fin se estructuraron los objetivos específicos de la siguiente manera: realizar un análisis de la situación actual de los proyectos estratégicos para determinar cómo se realiza la gestión de los mismos; posteriormente definir las fases de la metodología para lograr que la información obtenida sea precisa, real y oportuna; y finalmente proponer una estrategia de implementación de la metodología para la gestión financiera de los proyectos estratégicos para garantizar su cumplimiento.   

Para la ejecución de este proyecto se tuvo en cuenta las fuentes de información tanto las primarias como las secundarias, para las primarias se realizaron 
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encuestas al Director Ejecutivo del Fondo Rotatorio de Investigación y Extensión, profesionales universitarios del área de contabilidad, auxiliar de contabilidad, auxiliar de presupuestos y a la auxiliar de oficina una vez obtenidas las respuestas se procedió a hacer un análisis para detectar las falencias y los errores en los que se está incurriendo al momento de administrar los recursos de los contratos interadministrativos y convenios, de igual manera se pudo detectar cuáles son los procesos que se deben fortalecer y los procedimientos que se deben implementar para tener éxito al momento de hacer el seguimiento y control de los proyectos estratégicos; para las fuentes secundarias se tuvo en cuentas las buenas prácticas de la guía de fundamentos para la dirección de proyectos del PMBOK (2013). Además se utilizó el método de investigación analítico y de observación utilizando la herramienta de encuesta,  diagrama de flujo, organigramas y juicio de expertos lo que permitió el desarrollo de cada uno de los objetivos planteados.  

Dado lo anterior fue necesario realizar el análisis de la situación actual de los proyectos de extensión, para determinar si al FRIE le hacía falta claridad en los procesos para la gestión financiera de proyectos, los cuales, permiten monitorear y controlar los recursos de cada proyecto, una vez realizado este análisis, se procedió a realizar la matriz de procesos principales donde se puede visualizar el paso a paso de la gestión financiera realizada por el FRIE y la responsabilidad que tendrá cada funcionario para el desarrollo de cada proyecto. Seguidamente se propone una metodología que permita a los funcionarios realizar un adecuado seguimiento y control con ayuda de herramientas que fueron diseñadas para recopilar, organizar y presentar la información financiera de manera real, precisa y oportuna a las dependencias internas o externas de la Universidad Francisco de Paula Santander. 

Adicionalmente se establecieron estrategias para que la metodología propuesta sea implementada y para ello, fue necesario proponer planes de acción donde se contemplaron las actividades mínimas que se deben llevar a cabo a fin de garantizar la aplicación de la metodología propuesta. 

Como conclusión final se puede decir que la aplicación de una metodología estructurada bajo las buenas prácticas ayuda a mejorar los procesos en una institución facilitando la toma de decisiones.   

Se recomienda a la Universidad realizar jornadas de capacitación a sus funcionarios no sólo del FRIE sino a toda su comunidad administrativa la cual se recomienda ser orientada por un experto en Dirección de Proyectos con el fin de culturalizar al personal en la importancia y beneficios que conlleva una buena administración de proyectos, teniendo en cuenta que se necesita el compromiso de los funcionarios involucrados en el proceso financiero de los proyectos de extensión para la aplicación y el cumplimiento de la presente metodología. 
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